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| 2005/10/11 TUE ペーパーレス |
ここ、AWSのオフィスには、ほとんど紙媒体がない。
ペーパーレスを目指す企業は多いが、なぜかそれを本当に実現させている企業は、ほとんど見た事がない。
なぜ、それができないのか？
■資料は全てパソコンで作成し、プリントアウトしない。
仕事に必要な資料、弊社で言えば、システム開発の資料、ホームページ作成のための資料、見積書、納品書、請求など、すべての資料は、パソコンで作成され、顧客に提出する物以外は、プリントアウトしない。
紙媒体でデータを保存するには、多くの紙をファイルして、書庫に保存しなければならない。
それは、空間の無駄である。
そして、保管された紙媒体は、紛失しやすいし、見つからない事さえあり、探している時間の無駄である。
また、それを手にするために、席を立ってその場所まで行かなければならない。移動時間の無駄である。
■不要な紙はすぐに捨てる。
ファクシミリなど、紙媒体で送られてきた資料は、必要な部分だけをパソコンに入力するか、スキャナで取り込み、紙自体は、すぐに捨てる。
ファックスで送られた紙を大切に机の上に積み上げている人も多いが、見た目も良くなければ、探す時間も無駄である。
■裏紙を使うという習慣を無くす。
節約のために一度使った紙の裏側を使うというのは、自分でもサラリーマンの頃は、よくやっていた。しかし、紙なんて、500枚使ったってたったの200円〜300円ではないか。
それよりも、裏紙に書いたちょっとしたメモが、どこに書いたか分からなくなり探す、紛失する、そのほうが余程無駄である。紙に書くのなら、新しい紙に書いてファイリングするべきであるが、やはりパソコンに入力しておけば、紙の無駄も、探す無駄も、紛失する危険もなくなる。ちょっとしたメモに新しい紙を使うのはもったいないと思うのであれば、即座にパソコンへ入力すればよいのである。
■付箋などを無闇に使用しない。
パソコンの画面の周りに、付箋などをぺたぺた貼っている人をよく見かけるが、それは見た目が良くないばかりか、剥がれ落ちてしまう危険性もあり、失敗の素である。
メモは、パソコンにテキストファイルでも良いから入力するか、ＰＤＡなどを利用して管理すれば良い。
以上の４つが出来ていれば、ペーパーレスは、可能なはずなのだが、会社のトップに、そういう認識がなければ、徹底させる事は難しい。
何が無駄なのか、それを数値で考えれば、 やるべきことは自ずと見えてくる。 |
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